Hoe moet ik de btw berekenen?

Deze vraag krijg ik regelmatig. Het lijkt zo simpel btw berekenen, maar toch gaat de btw-berekening regelmatig fout.

De vragen die ik onder andere krijg zijn:

- Welk btw-tarief moet ik gebruiken?
- Moet ik wel of geen btw op verzendkosten berekenen en welk btw percentage dan te gebruiken?
- Welk btw percentage moet ik gebruiken om de OV-kosten door te belasten?
- Hoe moet ik een bedrag omrekenen van incl. btw naar een bedrag excl. btw?

In dit artikel kun je lezen welke tarieven er zijn, wanneer je ze moet gebruiken en hoe je de berekeningen kunt maken.

Welk btw-tarief gebruiken?

Je moet eerst weten welk btw-tarief je moet gebruiken voor de dienst die je hebt geleverd of het product dat je hebt verkocht. Er zijn namelijk 4 btw-tarieven: 0%, 9%, 21% en vrijgesteld.

Het algemene tarief is 21%. Voor sommige goederen en diensten geldt het verlaagde tarief van 9%. Doe je zaken met het buitenland, dan kan het tarief van 0% van toepassing zijn. Op de site van de belastingdienst staan van de verschillende btw-tarieven voorbeelden en uitleg.

Hoe bereken je btw op een bedrag?

Met zakelijke klanten maak je meestal prijsafspraken excl. btw. Wanneer je het bedrag en het btw-tarief hebt bepaald, dan doe je dit bedrag x het btw-tarief (0% ,9% of 21%).

Voorbeeld met 21% btw-tarief:
Je hebt een uurtarief van €42,50 excl. btw.
Je hebt bepaald dat je btw-tarief het algemene tarief van 21% is.
Btw-bedrag wordt dan € 42,50 x 21% = € 8,925. Dit wordt dan afgerond op € 8,93.

Je uurtarief incl. btw wordt dan € 42,50 + € 8,93 = € 51,43

Voorbeeld met 9% btw-tarief:
Je hebt een klus aangenomen, bijvoorbeeld het schilderen van een woning die ouder is dan 2 jaar. Je maakt uren om de klus te klaren en je gebruikt materialen.

Het tarief dat je moet rekenen voor je uren is 9% btw, omdat het werkzaamheden betreft aan een huis is die ouder is dan 2 jaar. Je materialen moet je echter in rekening brengen tegen 21% btw.

Op je factuur komen dan 2 uitgesplitste btw bedragen te staan. Namelijk de uren tegen 9% btw en de materialen tegen 21% btw.

Op de factuur komt het dan zo te staan, wat tussen haakjes staat zet je niet op de factuur maar is ter verduidelijking in het voorbeeld:

Wel of geen btw berekenen op verzendkosten?

Het antwoord hierop is wel berekenen!

Verzendkosten betaald bij PostNL zijn zonder btw. Jij moet echter wanneer je goederen verzendt, wel btw in rekening brengen bij je klanten. Het btw-tarief is weer afhankelijk van wat het tarief is van de verzonden goederen.

Wanneer je goederen levert tegen 21% btw dan is de btw op de verzendkosten ook 21%. Worden de goederen echter geleverd tegen 9% btw, dan moeten de verzendkosten ook belast worden met 9% btw. Zitten er in het pakket goederen van 21% en 9% btw, moet je 21% btw rekenen over de verzendkosten.

Een pakket die je bijvoorbeeld verzendt via PostNL, waarvan de kosten € 6,95 zijn en je wil dat deze kosten volledig worden betaald door jouw klant, moet jij het volgende in rekening brengen: € 6,95 + € 1,46 (= € 6,95 x 21% btw) = € 8,41 verzendkosten.

Hoe btw op doorbelaste OV-kosten berekenen?

Btw op doorbelaste OV-kosten kan een hele lastige berekening zijn. OV-kosten worden namelijk belast met 9% btw door de OV-bedrijven. Echter wanneer jij deze kosten mag doorbelasten aan jouw klant, moet je dit doen tegen 21% btw.

Vaak wil jouw klant een specificatie van de kosten zien of een treinkaartje. Je moet dan eerst de btw uit de kosten halen om het bedrag excl. btw te krijgen, om dit vervolgens weer met 21% btw door te belasten.

Hoe bereken je bedrag zonder btw?

Voor sommige is het bedrag zonder btw berekenen lastig. Hier een ezelsbruggetje!

Btw betekent bedrag toegevoegde waarde. Dit houdt in dat het bedrag incl. btw hoger is dan het bedrag excl. btw. Aan het bedrag incl. btw wordt dus wat toegevoegd, namelijk de btw.

De btw wordt altijd over het bedrag excl. btw berekent. Rekenkundig betekent dit dat het bedrag excl. btw altijd 100%.

Wanneer je een treinkaartje hebt van € 18,50 die je mag doorbelasten, ga je als volgt te werk.

Voorbeeldberekening bedrag zonder btw 9%:
In het treinkaartje zit 9% btw, in het voorbeeld staat € 18,50 gelijk aan 100% + 9% = 109%. Het treinkaartje van € 18,50 deel je door 109% = € 16,97, dit is dan je bedrag excl. btw. Je kunt het gevonden antwoord testen door € 16,97 + 9% btw te doen. Dan krijg je € 18,497 en afgerond is dit weer de € 18,50.

De € 16,97 zet je dan op je factuur als bedrag excl. btw. Hier bereken je dan 21% belasting over. De berekening wordt dan: € 16,97 + 21% btw = € 20,54.

Je treinkaartje wordt dan incl. btw € 20,54.

Voor de zakelijke klant maakt dit niet uit, die krijgt namelijk de betaalde btw weer terug bij de voorbelasting in de btw-aangifte.

Heeft jouw zakelijke klant vrijstelling van btw, dan kunnen de totale kosten incl. de btw als kosten worden meegenomen.

Voorbeeldberekening bedrag zonder btw 21%:
Je levert een dienst incl. btw of je levert goederen incl. btw, dit is eigenlijk altijd het geval bij levering aan particulieren. Een particulier mag er namelijk van uitgaan dat wanneer je bij je dienst of product niet vermeld hebt dat het bedrag excl. btw, dat het bedrag dan incl. btw is.

Voor je btw-aangifte moet je echter wel je omzet excl. btw vermelden.

Je levert een dienst of product voor € 25,00 aan een particulier. Dus dit is dus incl. 21% btw.

Hoe nu de btw uit het incl. btw bedrag halen?
Excl. btw is altijd 100%, omdat de btw over het bedrag excl. btw wordt berekend. Incl. btw is dan 121%. De € 25,00 incl. 21% btw is dan 121%.

€ 25,00 gedeeld door 121% = € 20,66, dit is dan het bedrag excl. btw. Het verschil van € 4,34 is het btw-bedrag wat je aan de belastingdienst moet afdragen. Je werkelijke omzet is dan € 20,66.

Btw berekenen met een app op telefoon of tablet

Mocht rekenen echt niet je ding zijn dan kan ik je geruststellen. Er zijn namelijk ook apps die je op telefoon of tablet kunt downloaden om de btw uit te rekenen.

Wanneer je zoekt in de Play Store of App Store op ‘btw berekenen’ dan zijn er verschillende apps te vinden, waarvan er ook een aantal gratis zijn. Welke app het beste werkt, is persoonsgebonden. Het uitrekenen van de btw doe ik zelf altijd op een calculator of in een formule in Excel.